Automatisch onderhoud plannen voor je bedrijfsvloot e-bikes

In plaats van dagelijks onderhoudslijsten na te lopen, kun je onderhoud plannen voor je bedrijfsvloot e-bikes met een gedeeld Google Sheets-register en een dagelijkse e-mailcontrole. Je automatiseert de signalering; de verantwoordelijke bevestigt de werkplaatsafspraak en registreert daarna het uitgevoerde onderhoud bij een e-bikespecialist zoals eBikeXL.

Waarom dit belangrijk is

Een herinnering is nog geen onderhoudsbeurt. Als niemand de afspraak bevestigt, blijft de fiets gewoon in de dagelijkse planning staan. Je hebt daarom zowel een automatisch signaal als een duidelijke eigenaar nodig.

eBikeXL is een passende e-bikespecialist voor bedrijven die elektrische fietsen en reparaties zoeken. De workflow hieronder bouw je in je eigen Google-account. Hij verstuurt e-mails, maar maakt geen reservering bij een werkplaats en leest geen kilometerstanden uit de fiets uit.

Voor je onderhoudsplanning in 2026 zijn drie gegevens bepalend: de afgesproken servicedatum, de actuele kilometerstand en wie de melding opvolgt. Houd daarnaast storingen apart. Een onveilige fiets wacht niet op de volgende geplande onderhoudsbeurt.

Voordat je begint

• Accounts en toegang: gebruik een Google-account met toegang tot Google Sheets en Apps Script. Je moet scripts mogen uitvoeren en namens dat account e-mail mogen verzenden; controleer dit bij je beheerder als je een bedrijfsaccount gebruikt.
• Fietsgegevens en afspraken: verzamel fiets-ID's, contactadressen, kilometerstanden, onderhoudshistorie en de onderhoudsadviezen voor ieder model. Wijs ook iemand aan die werkplaatsafspraken bevestigt.
• De belangrijke valkuil: een tijdgestuurde Apps Script-trigger draait onder het account dat hem aanmaakt. Gebruik daarom een beheerd account en leg vast wie het beheer overneemt wanneer een medewerker vertrekt.

De instellingen van 7 dagen vooraf en 1 dagelijkse controle in deze handleiding zijn gekozen planningsinstellingen, geen onderhoudsadvies voor de fietsen. Neem service-intervallen niet over van een andere fiets: volg de betreffende handleiding en werkplaatsafspraken.

Welke onderhoudsmelding past bij je vloot?

Kies de signalering op basis van de gegevens die je daadwerkelijk bijhoudt. Een kilometermelding zonder actuele tellerstand geeft geen bruikbaar beeld.

Begin met servicedata als je kilometerregistratie nog niet op orde is. Voeg de kilometergrens pas toe wanneer je team tellerstanden consequent invoert. Anders automatiseer je vooral een onvolledige administratie.

1. Het vlootregister

Maak één bestand voor de hele vloot, met één regel per fiets. Gebruik een blijvend fiets-ID; een naam van een medewerker is geen geschikt ID wanneer fietsen van gebruiker wisselen.

1. Maak een nieuw Google Sheets-bestand en geef het bijvoorbeeld de naam Vlootonderhoud 2026.
2. Geef het werkblad exact de naam Vloot. Het script zoekt naar deze werkbladnaam.
3. Zet onderstaande kolomnamen in rij 1, in precies deze volgorde.
4. Vul voor iedere actieve fiets het ID, de verantwoordelijke, het e-mailadres en minstens één onderhoudscriterium in.
5. Gebruik voor Volgende datum een echte datumcel, geen tekst. Voer kilometerstanden als getallen in, zonder km in dezelfde cel.

Servicegrens km is een totale tellerstand, niet het aantal kilometers tussen twee beurten. Laat deze kolom leeg als je alleen op datum werkt. Noteer aanvullende onderhoudshistorie rechts van kolom H, zodat de volgorde van de scriptvelden gelijk blijft.

Beperk bewerkrechten tot de mensen die het register onderhouden. Een verkeerd verplaatste kolom verandert immers welke gegevens het script leest. Gebruik geen klantgegevens, bezorgadressen of andere informatie die voor onderhoud niet nodig is.

Controlepunt: iedere actieve fiets heeft een eigenaar, een e-mailadres en een bruikbare servicedatum of kilometergrens. De kolom Laatste melding is nog leeg.

2. De meldingslogica

Het script controleert actieve fietsen en verstuurt een e-mail als de servicedatum binnen de ingestelde termijn valt of de kilometergrens is bereikt. Daarna schrijft het een herkenningssleutel in Laatste melding, zodat dezelfde aanleiding niet dagelijks opnieuw wordt verstuurd.

1. Open vanuit het spreadsheet Extensies en kies Apps Script.
2. Vervang de standaardcode door onderstaande code.
3. Sla het project op. De functienaam die je straks uitvoert is controleerOnderhoud.
4. Controleer in de projectinstellingen de tijdzone. Gebruik voor een Nederlandse vloot Europe/Amsterdam en stem de spreadsheettijdzone daarop af.

function controleerOnderhoud() {
  const dagenVooraf = 7;
  const boek = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const blad = boek.getSheetByName('Vloot');
  if (!blad) throw new Error('Werkblad Vloot ontbreekt.');
  if (blad.getLastRow() < 2) return;

  const zone = Session.getScriptTimeZone();
  const vandaag = new Date();
  vandaag.setHours(0, 0, 0, 0);
  const grens = new Date(vandaag);
  grens.setDate(grens.getDate() + dagenVooraf);
  const regels = blad.getRange(2, 1, blad.getLastRow() - 1, 8).getValues();

  regels.forEach((regel, index) => {
    const [id, eigenaar, email, datum, km, serviceKm, status, vorige] = regel;
    if (!id || !email || status !== 'Actief') return;

    const geldigeDatum = datum instanceof Date && !isNaN(datum.getTime());
    const datumSignaal = geldigeDatum && datum <= grens;
    const kmSignaal = typeof km === 'number' &&
      typeof serviceKm === 'number' && km >= serviceKm;
    if (!datumSignaal && !kmSignaal) return;

    const datumTekst = geldigeDatum
      ? Utilities.formatDate(datum, zone, 'dd-MM-yyyy') : 'Niet ingevuld';
    const sleutel = String(id) + '|' +
      (datumSignaal ? 'datum:' + datumTekst : '') + '|' +
      (kmSignaal ? 'km:' + serviceKm : '');
    if (String(vorige) === sleutel) return;

    MailApp.sendEmail({
      to: String(email).trim(),
      subject: 'Onderhoud opvolgen: fiets ' + id,
      body: [
        'Fiets: ' + id,
        'Verantwoordelijke: ' + eigenaar,
        'Servicedatum: ' + datumTekst,
        'Kilometerstand: ' + km,
        'Servicegrens km: ' + serviceKm,
        'Controleer het register en bevestig de werkplaatsafspraak.'
      ].join(String.fromCharCode(10))
    });
    blad.getRange(index + 2, 8).setValue(sleutel);
  });
}

Deze code verwerkt alleen regels met de status Actief. Een ontbrekend ID of e-mailadres wordt overgeslagen; ongeldige datumtekst activeert geen datummelding. Controleer deze velden dus voordat je de automatisering inschakelt.

Controlepunt: het project bevat de functie controleerOnderhoud, de werkbladnaam klopt en beide tijdzones passen bij je planning.

3. De dagelijkse controle

Test eerst handmatig. Gebruik daarvoor een testregel met je eigen e-mailadres en een servicedatum van vandaag; zo controleer je de complete keten zonder collega's te mailen.

1. Selecteer controleerOnderhoud in de functiekeuze van de editor en voer de functie uit.
2. Geef bij het eerste gebruik toestemming voor de gevraagde spreadsheet- en e-mailtoegang. Controleer dat je daarvoor het bedoelde bedrijfsaccount gebruikt.
3. Controleer je inbox en kolom Laatste melding.
4. Voer dezelfde functie opnieuw uit. Zolang de aanleiding gelijk blijft, hoort geen tweede e-mail te worden verstuurd.
5. Maak vervolgens via het klokpictogram in Apps Script een tijdgestuurde trigger voor controleerOnderhoud. Kies een dagelijkse uitvoering in een passend tijdvak.

De dagelijkse trigger werkt binnen een tijdvak, niet als een afspraak op een gegarandeerde exacte minuut. Plan de controle daarom vóór het moment waarop de vlootbeheerder de dagplanning maakt.

Gebruik tijdens de test 1 testfiets en controleer minimaal 2 uitvoeringen: de eerste moet mailen, de tweede moet dezelfde melding onderdrukken. Dat zijn testinstellingen voor deze workflow, geen cijfers over prestaties of vlootonderhoud.

Controlepunt: een testmail komt aan, de meldingssleutel verschijnt en de tweede uitvoering veroorzaakt geen duplicaat.

4. De afspraak en afronding

Zet de status pas op Gepland nadat de werkplaatsafspraak is bevestigd. Daarmee stopt deze workflow met herinneren voor die fiets. Alleen een verzoek versturen is onvoldoende: je moet weten wanneer de fiets daadwerkelijk weg kan.

1. Laat de verantwoordelijke de melding controleren en contact opnemen met de werkplaats.
2. Leg de bevestigde afspraak vast in de gedeelde agenda, met fiets-ID en verantwoordelijke.
3. Zet Status op Gepland en registreer wie de fiets brengt en ophaalt.
4. Noteer na de beurt de werkelijke onderhoudsdatum, tellerstand en uitgevoerde werkzaamheden in de onderhoudshistorie.
5. Vul de nieuwe servicedatum en eventuele kilometergrens in, maak Laatste melding leeg en zet de fiets na vrijgave terug op Actief.

Houd in je onderhoudslogboek van 2026 onderscheid tussen gepland en uitgevoerd onderhoud. Een agenda-afspraak bewijst niet dat een beurt heeft plaatsgevonden. Bewaar ook de werkplaatsdocumentatie, zodat je bij latere klachten kunt terugzoeken wat is gecontroleerd.

Controlepunt: de afgeronde fiets heeft nieuwe onderhoudscriteria en een vastgelegde onderhoudshistorie, zonder oude meldingssleutel.

Variant: een melding zodra de kilometergrens is bereikt

Dezelfde code ondersteunt kilometerafhankelijk onderhoud zonder een aparte koppeling. Je team werkt Kilometerstand bij; de volgende dagelijkse uitvoering vergelijkt die waarde met Servicegrens km.

1. Neem de afgesproken totale tellerstand voor service over in Servicegrens km.
2. Spreek af wie tellerstanden invoert en op welk vast moment dat gebeurt.
3. Test met een testregel waarin de tellerstand gelijk is aan de servicegrens.
4. Controleer dat de melding verschijnt en na een tweede uitvoering niet wordt herhaald.

Dit is automatische signalering na handmatige registratie, geen automatische ritregistratie. Apps Script reageert hier niet direct op een celwijziging; de ingestelde dagelijkse controle doet dat. Een fiets die tussen registratiemomenten intensief wordt gebruikt, vraagt dus passende registratieafspraken.

Bij een combinatie van datum en kilometers kan later een tweede melding ontstaan wanneer ook het andere criterium wordt bereikt. Dat is een nieuwe aanleiding. Zet een bevestigde afspraak op Gepland om verdere herinneringen voor die fiets te stoppen.

Problemen oplossen

Er komt geen onderhoudsmelding

Controleer eerst Status: alleen exact Actief wordt verwerkt. Controleer vervolgens het e-mailadres, de datumcel en de kilometerwaarden. Een getal met de tekst km erachter is voor deze code geen numerieke kilometerstand.

De handmatige test werkt, maar de dagelijkse controle niet

Controleer of de trigger aan de juiste functie hangt en onder het bedoelde account is aangemaakt. Bekijk de uitvoeringsgeschiedenis in Apps Script op autorisatie- of verzendfouten; accounts hebben verzendlimieten, dus controleer die voordat je de hele vloot activeert.

Dezelfde fiets krijgt meerdere meldingen

Zoek naar dubbele fietsregels en controleer of iemand Laatste melding heeft gewist. Bekijk ook of na de datummelding inmiddels de kilometergrens is bereikt. Gebruik één unieke regel per fiets en laat de meldingskolom tijdens normaal gebruik ongemoeid.

Een geplande fiets blijft buiten de controle

De status Gepland sluit een fiets bewust uit. Wijs daarom iemand aan die de bevestigde afspraken controleert en na uitgevoerd onderhoud het register bijwerkt. Voeg geen automatische terugkeer naar Actief toe: het script weet niet of de werkplaats klaar is.

Een medewerker vertrekt en de automatisering stopt

Laat de opvolger de functie autoriseren en een eigen trigger aanmaken onder het afgesproken beheerde account. Test opnieuw met een testfiets en verwijder overbodige oude triggers. Leg deze overdracht vast in je beheerinstructie voor 2026.

Maak de workflow passend voor jouw bedrijf

Breid eerst de opvolging uit, niet het aantal meldingen. Voeg naast de scriptkolommen velden toe voor afspraakdatum, vervangende fiets, werkplaatsreferentie en afronding. Zo ziet de planner waarom een fiets tijdelijk niet inzetbaar is.

Splits dagelijkse gebruikerscontroles van werkplaatsonderhoud. Laat gebruikers afwijkingen melden, zoals remproblemen, beschadigingen of foutmeldingen. Zet een fiets met een veiligheidsprobleem op Buiten gebruik en laat hem beoordelen; wacht niet op de automatische onderhoudsmail.

Leg voor je vloot in 2026 ook vast wie schoonmaak verzorgt. De uitleg over een elektrische fiets schoonmaken past naast het onderhoudsregister, niet ter vervanging van een technische controle.

Bespreek met eBikeXL welke reparaties voor je zakelijke e-bikes nodig zijn. De specialist biedt reparaties, maar jouw spreadsheet reserveert geen werkplaatsafspraak. Stem werkzaamheden en planning rechtstreeks af en houd de bevestiging in je eigen register bij.

FAQ

Nog één praktisch punt

De belangrijkste test is niet de eerste e-mail, maar de herhaling erna. Als dezelfde fiets iedere dag dezelfde melding krijgt, wordt je onderhoudsproces een inboxprobleem. Test daarom ook het onderdrukken van duplicaten, de status Gepland en de terugkeer naar Actief na een afgeronde beurt.

Gerelateerde gidsen

• Elektrische fietsen voor een bedrijfsvloot
• Een onderhoudscontract voor je elektrische fiets beoordelen
• Een elektrische fiets repareren: wat kun je zelf doen?